O Secretário(a) Escolar

A função de Secretário (a) Escolar é exercida por profissional com formação mínima em nível médio, designado por meio de ato do Secretário de Estado de Educação.
Como o papel do (a) Secretário (a) Escolar confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso do processo escolar. O (a) Secretário (a) Escolar é um dos elementos a quem a Direção da unidade escolar delega poderes. Sua posição é tão importante que uma unidade escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua) Secretário (a). A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas responsabilidades, é necessário ao (à) profissional que se dedica a essa atividade
possuir algumas características pessoais: ser ético, responsável, organizado e ter habilidade para o relacionamento humano.
Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas essas características, mas o importante é lembrar que todas elas podem e devem ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, só trará benefícios, tanto no plano profissional como no pessoal.
A responsabilidade administrativa básica do(a) Secretário(a) Escolar é DECIDIR sobre assuntos relacionados aos serviços pertinentes à Secretaria e de COMANDARe ORIENTARa execução dos mesmos.
O(A) Secretário(a) Escolar, como profissional de Gestão Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas implicados, utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua disposição, com as seguintes competências administrativas:

* Conhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organização e o funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar;
* Avaliar e organizar informações, estruturando-as de forma a suprir as necessidades da unidade escolar e demais órgãos da Secretaria de Estado de Educação;
* Elaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os métodos particulares de execução a serem aplicados;
* Elaborar organogramas e funcionogramas, visando às delegações de funções e os limites de responsabilidades;
* Organizar plano de distribuição de trabalho, acompanhar a qualidade da execução e observar prazos;
* Organizar serviços específicos a serem executados;
* Organizar formalmente publicações de editais e outros informes para divulgação;
* Identificar a importância e as formas de organizar as atividades de arquivamento;
* Elaborar instruções disciplinadoras sobre o sistema de arquivo, particularizando acesso, guarda e destruição;
* Classificar documentos em conformidade com a origem da operação;
* Organizar e manter arquivo de documentos;
* Dimensionar e organizar espaços físicos, instalações e equipamentos destinados à Secretaria Escolar;
* Interpretar exigências e formalidades da legislação educacional;
* Acompanhar documentalmente o processo de matrícula e avaliação;
* Utilizar aplicativos de informática;
* Diagnosticar necessidades de programas de capacitação, reciclagem, treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo;
* Receber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar documentos (livros técnicos, legislação, boletins, informativos e manuais);
* Elaborar relatórios, encaminhando os aos responsáveis;
* Interagir com os demais órgãos da unidade escolar e da Secretaria de Estado de Educação;
* Elaborar relatórios sobre os resultados envolvendo avaliação de novas tecnologias administrativas.

As responsabilidades do Secretário Escolar incidem sobre a unidade escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de Apoio Operacional e Corpo Discente. Qualidades a serem consideradas na ação administrativa do (a) Secretário (a): capacidade de liderança; capacidade de articulação; capacidade de decisão e capacidade de delegação de responsabilidades.
O(A) Secretário(a) Escolar como líder deve ser: executivo(a); motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e oientador(a).

Como o(a) Secretário(a) Escolar é o(a) responsável legal pela gestão da Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é importantíssima.

INTRODUÇÃO

É tarefa de todos que atuam na unidade escolar participar de sua organização. A divisão de responsabilidades e a conjugação de esforços são atitudes indispensáveis para o êxito das ações desenvolvidas na unidade escolar.

Assim sendo, o planejamento, a execução e a avaliação são ações que devem ser realizadas em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos por toda a comunidade escolar. A Secretaria Escolar é o setor componente da unidade escolar responsável pela documentação sistemática da vida da escola em seu conjunto.
Seu papel é o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro:

Pda vida escolar dos alunos;
Pda vida funcional dos professores, dos técnicos e administrativos;
Pdos fatos escolares.

O Secretário ou Secretária Escolar tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que se processam no âmbito da unidade escolar, tornando viável seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.

Exaltar a importância que tem a documentação em qualquer atividade humana organizada pode ser algo desnecessário. Basta lembrar da importância que têm para nós, hoje, os documentos que nos são outorgados, para perceber-se o quanto de valor há nos registros e anotações feitos pela Secretaria de uma unidade escolar. Os documentos que expede assumem um caráter de testemunho, de prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida de forma significativa.

Há, ainda, um outro aspecto da documentação: o registro das atividades didático-pedagógicas desenvolvidas pela unidade escolar com todas as suas implicações. Uma unidade escolar passa por constantes mutações, e as etapas dessas transformações devem ser retratadas em benefício de seu próprio crescimento e desenvolvimento, já que a reflexão ordenada sobre o passado é indispensável para o replanejamento que visa ao aperfeiçoamento. Nesse sentido, ressaltamos a importância significativa da função do Secretário ou Secretária Escolar em todo o processo escolar. Tendo constatado a necessidade urgente na preparação desses profissionais, a Secretaria de Estado de Educação, ao publicar este Manual, oferece a esses profissionais subsídios
para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que devem se
pautar nos seguintes princípios:

Pda estética da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro);

Pda política da igualdade (valorizar o próprio trabalho e o trabalho dos outros);

Pda ética da identidade (defesa do valor da competência, do mérito, da capacidade, contra os favoritismos de qualquer espécie, e da importância da recompensa pelo trabalho bem feito que inclui o respeito, o reconhecimento e a remuneração condigna) da atividade profissional em questão.

A ética da identidade inclui a estética da sensibilidade e a política da igualdade que, reunidas, proporcionam ao trabalhador “saber ser”, “saber fazer”, “saber conviver”, que recobrem dimensões práticas, técnicas e científicas adquiridas por meio de cursos, treinamentos, capacitações e/ou por meio das experiências profissionais. Também inclui traços de personalidade e caráter que ditam comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser capaz de resolver problemas e realizar trabalhos novos e diversificados.

Os crescentes avanços tecnológicos acabam mudando tanto o perfil do profissional quanto a metodologia do trabalho. Hoje, o profissional da Secretaria Escolar tem que estar atualizado com as novas tecnologias da informação e da comunicação.