O Secretário(a) Escolar

A função de Secretário (a) Escolar é exercida por profissional com formação mínima em nível médio, designado por meio de ato do Secretário de Estado de Educação.
Como o papel do (a) Secretário (a) Escolar confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso do processo escolar. O (a) Secretário (a) Escolar é um dos elementos a quem a Direção da unidade escolar delega poderes. Sua posição é tão importante que uma unidade escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua) Secretário (a). A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas responsabilidades, é necessário ao (à) profissional que se dedica a essa atividade
possuir algumas características pessoais: ser ético, responsável, organizado e ter habilidade para o relacionamento humano.
Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas essas características, mas o importante é lembrar que todas elas podem e devem ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, só trará benefícios, tanto no plano profissional como no pessoal.
A responsabilidade administrativa básica do(a) Secretário(a) Escolar é DECIDIR sobre assuntos relacionados aos serviços pertinentes à Secretaria e de COMANDARe ORIENTARa execução dos mesmos.
O(A) Secretário(a) Escolar, como profissional de Gestão Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas implicados, utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua disposição, com as seguintes competências administrativas:

* Conhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organização e o funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar;
* Avaliar e organizar informações, estruturando-as de forma a suprir as necessidades da unidade escolar e demais órgãos da Secretaria de Estado de Educação;
* Elaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os métodos particulares de execução a serem aplicados;
* Elaborar organogramas e funcionogramas, visando às delegações de funções e os limites de responsabilidades;
* Organizar plano de distribuição de trabalho, acompanhar a qualidade da execução e observar prazos;
* Organizar serviços específicos a serem executados;
* Organizar formalmente publicações de editais e outros informes para divulgação;
* Identificar a importância e as formas de organizar as atividades de arquivamento;
* Elaborar instruções disciplinadoras sobre o sistema de arquivo, particularizando acesso, guarda e destruição;
* Classificar documentos em conformidade com a origem da operação;
* Organizar e manter arquivo de documentos;
* Dimensionar e organizar espaços físicos, instalações e equipamentos destinados à Secretaria Escolar;
* Interpretar exigências e formalidades da legislação educacional;
* Acompanhar documentalmente o processo de matrícula e avaliação;
* Utilizar aplicativos de informática;
* Diagnosticar necessidades de programas de capacitação, reciclagem, treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo;
* Receber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar documentos (livros técnicos, legislação, boletins, informativos e manuais);
* Elaborar relatórios, encaminhando os aos responsáveis;
* Interagir com os demais órgãos da unidade escolar e da Secretaria de Estado de Educação;
* Elaborar relatórios sobre os resultados envolvendo avaliação de novas tecnologias administrativas.

As responsabilidades do Secretário Escolar incidem sobre a unidade escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de Apoio Operacional e Corpo Discente. Qualidades a serem consideradas na ação administrativa do (a) Secretário (a): capacidade de liderança; capacidade de articulação; capacidade de decisão e capacidade de delegação de responsabilidades.
O(A) Secretário(a) Escolar como líder deve ser: executivo(a); motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e oientador(a).

Como o(a) Secretário(a) Escolar é o(a) responsável legal pela gestão da Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é importantíssima.